Kontaktní osoba pro FAÚ a školení zaměstnanců: lhůty a obsah

Dvě povinnosti, na které se v malých firmách často zapomíná, a přitom za ně hrozí pokuta v milionech: kontaktní osoba pro Finanční analytický úřad a pravidelné školení zaměstnanců. Upravují je § 22 a 23 zákona č. 253/2008 Sb.

Kontaktní osoba

Kdo to je

Povinná osoba určí konkrétního zaměstnance nebo člena statutárního orgánu, který bude plnit oznamovací povinnost a zajišťovat průběžný styk s FAÚ v provozní době (§ 22 odst. 1). Pokud je povinná osoba fyzickou osobou a odpovídá to rozsahu její činnosti, určí za kontaktní osobu sama sebe. Typicky jde o účetní nebo realitního makléře OSVČ.

U bank a finančních institucí platí přísnější pravidla. Kontaktní osobou zpravidla nesmí být člen statutárního orgánu ani zaměstnanec, který uzavírá obchody nebo se podílí na vnitřním auditu (§ 22 odst. 4 a 5).

Co a kdy oznámit FAÚ

Povinná osoba informuje FAÚ prostřednictvím datové schránky (§ 22 odst. 2):

• do 30 dnů ode dne, kdy se stala povinnou osobou,
• do 15 dnů od změny oznámených údajů.

Oznámení obsahuje:

1. jméno kontaktní osoby,
2. její pracovní zařazení,
3. kontaktní údaje včetně telefonu a e-mailu,
4. dobu, kdy je k zastižení,
5. o jaký druh povinné osoby podle § 2 odst. 1 se jedná.

Formát a strukturu podání stanoví vyhláška Ministerstva financí. FAÚ k tomu nabízí elektronický formulář na svém webu. Netýká se advokátů a notářů podle § 2 odst. 1 písm. g).

Pokuta

Za nesplnění informační povinnosti podle § 22 odst. 2 hrozí pokuta do 10 000 000 Kč (§ 45 odst. 3 a 5).

Pověřená osoba

Nezaměňujte s pověřenou osobou podle § 22a. Tou je člen statutárního orgánu, kterého povinná osoba do 60 dnů písemně pověří zajištěním plnění povinností podle AML zákona. Pokud má statutární orgán jen jednoho člena, platí, že je pověřen on. Kontaktní a pověřená osoba mohou být stejný člověk.

Školení zaměstnanců

Koho školit a jak často

Povinná osoba zajistí školení (§ 23 odst. 1 a 2):

• nejméně jednou v průběhu 12 kalendářních měsíců pro zaměstnance, kteří se mohou setkat s podezřelými obchody,
• před zařazením nového zaměstnance na takovou pozici,
• také pro externí spolupracovníky (například na živnostenský list), kteří se mohou setkat s podezřelými obchody.

Co musí školení obsahovat

Podle § 23 odst. 3 zejména:

• typologie a znaky podezřelých obchodů, viz Oznámení podezřelého obchodu FAÚ,
• požadavky povinné osoby na identifikaci a kontrolu klienta, viz Identifikace a kontrola klienta,
• postupy pro zjišťování rizikových faktorů klienta,
• postup při zjištění podezřelého obchodu.

Obsah školení průběžně doplňujte a aktualizujte. Obecné školení o praní peněz bez vazby na vaše postupy nestačí. Zaměstnanci musí vědět, co konkrétně dělat u vás.

Evidence

O účasti a obsahu školení vedete evidenci a uchováváte ji nejméně 5 let (§ 23 odst. 4). Stačí prezenční listina s datem, tématy a podpisy, případně záznam z e-learningu.

Pokuta

Za neproškolení zaměstnanců hrozí pokuta do 5 000 000 Kč. Při závažném, opakovaném nebo soustavném porušení až 30 000 000 Kč nebo do dvojnásobku neoprávněně získaného prospěchu (§ 48 odst. 6, 8 a 10).

Kontrolní seznam

1. Kontaktní osoba je určená.
2. Do 30 dnů je oznámená FAÚ datovou schránkou.
3. Při změně údajů odejde aktualizace do 15 dnů.
4. Statutární orgán má písemně pověřeného člena podle § 22a.
5. Noví zaměstnanci absolvují školení před nástupem na pozici.
6. Všichni dotčení zaměstnanci a externisté mají školení alespoň jednou za 12 kalendářních měsíců.
7. Evidence školení se uchovává 5 let.

Úplný přehled povinností najdete v článku AML zákon v kostce. Screeningovou část, tedy sankční seznamy a PEP, vám s protokolem vyřeší ProverKlienta.cz.

Zdroje: zákon č. 253/2008 Sb., § 22, 22a a 23 (e-Sbírka), FAÚ: kontaktní osoby.

Článek má informativní charakter a není právní radou. Závazné je aktuální znění zákona.