Zápis skutečného majitele do evidence: kdo, kdy a jak

Každá česká právnická osoba, která má skutečného majitele, musí zajistit, aby údaje o něm v evidenci skutečných majitelů odpovídaly skutečnosti. Upravuje to zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů. Zákon tuto firmu nazývá evidující osobou. U mnoha firem se přitom zápis udělá sám, automaticky.

Kdo je skutečný majitel

Skutečný majitel je každá fyzická osoba, která firmu v konečném důsledku vlastní nebo ovládá. U obchodní korporace je to typicky ten, kdo má přímo nebo nepřímo podíl nebo hlasovací práva větší než 25 %, nebo uplatňuje rozhodující vliv. Pokud nikoho takového nelze určit, jsou skutečnými majiteli osoby ve vrcholném vedení, například jednatelé. Jak podíly počítat, ukazujeme na příkladech v článku Jak určit skutečného majitele.

Kdy se zápis udělá sám: automatický průpis

U jednoduchých struktur se skutečný majitel do evidence automaticky propíše z obchodního nebo jiného veřejného rejstříku (§ 38 zákona o ESM). Například:

• s. r. o.: fyzická osoba zapsaná v obchodním rejstříku jako společník s podílem větším než 25 %,
• a. s.: fyzická osoba zapsaná jako jediný akcionář,
• v. o. s. s nejvýše 3 společníky: společníci,
• spolky, SVJ, odbory, bytová družstva a některé další osoby: členové statutárního orgánu.

Průpis funguje i přes jednu další korporaci zapsanou ve veřejném rejstříku za podmínek § 38 odst. 7, například při nepřímém podílu větším než 25 %.

Pokud byl skutečný majitel automaticky propsán, má se za to, že firma svou povinnost splnila (§ 9 odst. 2). Nic dalšího nepodává.

Pozor: průpis odráží jen to, co je v rejstříku. Pokud firmu ve skutečnosti ovládá někdo jiný, například na základě dohody nebo přes zahraniční strukturu, automatický průpis neodpovídá skutečnosti a firma musí podat návrh na zápis. Jakmile je skutečný majitel jednou zapsán soudem nebo notářem, automatický průpis se už u firmy nepoužije (§ 41 odst. 1).

Kdy a kdo musí podat návrh

Kdy: bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti, například po převodu podílu nebo změně struktury (§ 9 odst. 1).

Kdo: návrh podává evidující osoba, tedy samotná firma. Pokud ho nepodá do 15 dnů od vzniku povinnosti, může ho podat každý, kdo osvědčí právní zájem a doloží potřebné písemnosti (§ 26 odst. 3).

Součinnost: skutečný majitel a osoby ve struktuře musí firmě poskytnout potřebnou součinnost, včetně sdělení, že se skutečným majitelem staly (§ 10).

Dvě cesty k zápisu

	Soud	Notář
Kdo zapisuje	krajský soud podle sídla firmy (v Praze Městský soud v Praze)	kterýkoli notář
Forma	návrh na formuláři ministerstva, u obchodních korporací jen elektronicky	žádost u notáře
Podpis	způsob s účinky vlastnoručního podpisu; listinný návrh (jen u jiných než obchodních korporací) s úředně ověřeným podpisem	ověří notář
Doklady	elektronicky	u obchodní korporace i v listinné podobě
Rychlost	podle soudu	zápis do 3 pracovních dnů od doručení žádosti
Právní úprava	§ 19 až 33	§ 34 až 36

Formulář návrhu na zápis vytvoříte na webu esm.justice.cz i bez přihlášení. Po přihlášení datovou schránkou firmy uvidíte aktuální stav zápisu, takže se formulář vyplňuje snáz.

Co se zapisuje a co přiložit

Zapisuje se jméno, adresa, datum narození, rodné číslo a státní občanství skutečného majitele, povaha jeho postavení, velikost přímého nebo nepřímého podílu, popis struktury vztahů a den, od kdy je skutečným majitelem (§ 13).

K návrhu přiložíte písemnosti dokládající zapisované údaje, například společenskou smlouvu, seznam akcionářů nebo smlouvu o převodu podílu. Nepřikládáte to, co si soud zjistí sám z informačních systémů veřejné správy (§ 23). Cizojazyčné písemnosti se dokládají s překladem (§ 24).

Firma si navíc musí údaje o skutečném majiteli sama zaznamenávat a uchovávat po celou dobu, kdy je daná osoba skutečným majitelem, a ještě 10 let poté. Na žádost je poskytne povinné osobě podle AML zákona, například bance nebo účetní kanceláři (§ 8).

Co hrozí, když firma zápis zanedbá

• práva z právního jednání, které zastírá skutečného majitele, nelze vymáhat (§ 52),
• firma nesmí vyplatit podíl na zisku nezapsanému skutečnému majiteli (§ 53),
• nezapsaný skutečný majitel nesmí hlasovat na valné hromadě (§ 54),
• pokuta až 500 000 Kč, pokud firma nezajistí zápis ani ve lhůtě stanovené soudem v řízení o nesrovnalosti (§ 55).

Nejvyšší soud a Nejvyšší správní soud dovodily, že dokud byla evidence veřejně přístupná, nešlo zápis takto vynucovat. Ministerstvo spravedlnosti proto evidenci 17. 12. 2025 uzavřelo a podle jeho výkladu se tyto následky opět uplatní. Více v článku Evidence skutečných majitelů: jak získat výpis.

Pohled účetní kanceláře

Pro účetní je zápis klienta dvojí téma. Jako povinná osoba musí skutečného majitele klienta ověřit z evidence a dalšího zdroje (§ 9 odst. 2 písm. b) AML zákona). Když zjistí nesrovnalost, upozorní klienta a případně ji oznámí soudu (§ 15a). A jako poradce může klientovi pomoci zápis dát do pořádku. Skutečného majitele pak nezapomeňte prověřit na sankčních seznamech a PEP.

Zdroje: zákon č. 37/2021 Sb. (e-Sbírka), Evidence skutečných majitelů, MSp: Informace ke znepřístupnění evidence (PDF).

Článek má informativní charakter a není právní radou. Závazné je aktuální znění zákona; připravovaná novela zákona o ESM může pravidla změnit.